Finns det problem i organisationen behövs det ibland ett strukturerat tillfälle där medlemmar engageras för att hantera svåra frågor. Detta är vad som erbjuds av en workshop. Men det är inte en magisk lösning som hanterar alla problem. Gör du en workshop vid fel tillfälle eller utan ett tydligt syfte kommer det bara kosta tid och pengar. Dessutom kommer workshopen inte bli lika värdefull. Den här artikeln är dedikerad till att hjälpa er avgöra när det är dags att för en workshop. Oavsett om ni vill göra en själv eller anlita en extern partner kan denna artikel hjälpa er.
Varför workshop
Workshop är en av flera metoder för att ta itu med utmaningar som rör exempelvis kommunikation, samarbete och engagemang. Det erbjuder en strukturerad och gemensam process där både ledare och medarbetare får delta aktivt, dela sina insikter och bidra till en gemensam lösning. Det finns flera fördelar med workshops, här är några:
- Bygga gemenskap – Workshops erbjuder en utmärkt möjlighet för socialt umgänge och nätverkande, vilket kan leda till starkare band och samhörighet bland deltagarna.
- Förbättra kommunikation – Workshops består av öppen kommunikation och samarbete, vilket stärker teamdynamiken och förbättrar arbetsrelationerna. Alla blir uppmuntrade att delta aktivt under en workshop vilket innebär att alla får tillfälle att öva på sina kommunikativa egenskaper.
- Utveckla kompetens – Utöver kommunikativa egenskaper består en bra workshop av metoder och verktyg som hjälper deltagarna att hantera utmaningar i framtiden. Ibland kan en workshop vara bra för att påminna om hur man använder verktyg och metoder man redan känner till.
- Strukturerat närma sig lösningar – Workshops erbjuder ett organiserat tillvägagångsätt som inkluderar alla deltagare vid ett eller flera tillfällen. En bra workshop håller man i syfte att hantera specifika utmaningar som teamet står inför.
Workshops kan bidra till företagets framgång
En workshop kan vara en startpunkt för förändring inom er organisation. Genom att vid ett organiserat tillfälle främja kommunikation kan det föra problem till ytan. En workshop kan ge er verktygen ni behöver för att hantera dessa problem. Dessutom, genom att ge medarbetarna en plattform för att dela sina tankar och idéer, kan workshops bidra till att öka engagemanget, motivationen och tillfredsställelsen på arbetsplatsen.
Identifiera behovet av en workshop
Att kunna identifiera när det är dags att genomföra en workshop kan bidra till att få ut så mycket nytta som möjligt av workshopen. Det finns flera tecken som kan indikera att ditt team eller företag kan dra nytta av en workshop. Nedan är några vanliga exempel:
- Kommunikationsbrister: Om det ofta sker missförstånd, konflikter eller finns brist på klarhet i organisationen kan en workshop hjälpa till att öppna kommunikationskanalerna. Som tidigare nämnt bör en workshop aktivt inkludera alla deltagare vilket öppnar upp för diskussion. Men det kan även vara värt att göra en workshop dedikerad till att förbättra samspel.
- Förändringsmotstånd: Om det finns motstånd mot förändringar eller nya initiativ kan en workshop hjälpa till att förstå orsakerna och hitta sätt att övervinna dem. Detta har också att göra med kommunikation. Vi vill däremot betona att en workshop är en bra startpunkt för förändring.
- Låg produktivitet: Det finns flera skäl till varför produktiviteten går ner på ett företag. Ibland kan det räcka med en extra push. En workshop kan ge en extra push men kan även, som tidigare nämnt, bidra med de verktyg som behövs för att öka produktiviteten.
- Lågt engagemang: Ett vanligt skäl till sämre produktivitet är bristande engagemang. En gemensam aktivitet kan engagera deltagarna och uppmuntra de att tänka i nya banor. Bristande engagemang kan även vara ett tecken på att medarbetare inte trivs på arbetet, dessa problem kan identifieras och hanteras under en workshop.
När är det bästa tillfället för en workshop?
Att bestämma när det är bäst att genomföra en workshop kan vara avgörande för dess framgång och hur mycket nytta det innebär för er. Timing kan påverka deltagarnas engagemang, effektiviteten av diskussionerna och slutresultatet av workshopen. Tänk på vad ni hoppas få ut av en workshop när ni avgör vilket tillfälle som passar er.
Vid projektets start
Ett nytt projekt innebär ofta någon form av förändring som kommer ske, särskilt om det gäller interna projekt på företaget. Eftersom att en workshop är en bra teambuilding-aktivitet kan en workshop vid projektstart lägga en god grund för samspel mellan medlemmarna. En workshop som fokuserar på kommunikation kommer ge värdefulla verktyg som kan användas under projektets gång. Detta kan innebära effektivare samarbete med färre onödiga konflikter. Dessutom kan detta lägga grunden för en trygg arbetskultur vilket är den viktigaste faktorn för ett effektivt team, läs mer om vikten av en trygg arbetsmiljö.
Utöver kommunikation kan en workshop vid projektstart vara bra i syfte att bli bättre på att fördela arbetsuppgifter och roller. Genom en workshop som främjar förståelse för varandra kan ni delegera roller och arbetsuppgifter som är bättre anpassade för varje individ.
Läs vårt inlägg om att delegera arbetsuppgifter.
Vid projektstart är det även viktigt med målsättning och förväntningar. Överväg om ni behöver en workshop som är dedikerad till att säkerställa gemensamma mål och kommunicera förväntningar med varandra. Skilda mål och förväntningar kan innebära förödande konsekvenser för projektets tidsfrist och resultat. Det finns flera sätt att säkerställa gemensamma mål och förväntningar där workshop är ett sätt att gå tillväga.
Under projektets gång
En workshop under projektets gång har det främsta syftet att lösa problem som identifierats. Detta skiljer sig något från en workshop vid projektstart som främst syftar till att lägga en god grund för projektet. Att göra en workshop under projektets gång innebär oftast att det har uppstått något problem som behöver identifieras och lösas. Problemen dyker upp kan ha olika karaktär men oftast är behöver man förbättra kommunikationen, justera projektets riktning eller förbättra produktiviteten. Listan under Identifiera behovet kan hjälpa dig att ge en indikation på vilken typ av problem ni har stött på. Detta avgör vilken typ av workshop som ger mest nytta.
En workshop i DISC är bäst lämpad för kommunikativa problem och situationer som kräver bättre insikt i sitt team och dess medlemmar. Du kan läsa mer om vår workshop här.
Efter projektet
Efter projektet är det viktigt att utvärdera vad som har hänt för att kunna utveckla och förbättra. Man skulle kunna säga att syftet att göra en workshop efter ett projekt är för att förbereda inför nästa projekt eller förändringsfas. Därmed har denna workshop liknande syfte som en workshop vid projektets start. Den primära skillnaden är att efter ett projekt har du all input från projektet som du kan behandla under workshopen. Gör du en workshop med en extern partner rekommenderar vi att ni frågar dem om de kan väva in material från ert projekt i deras workshop. Detta kan innebära stor nytta för deltagarna med påtagliga exempel.
Material som vi gärna tar emot inför våra workshops är feedback kring ert projekt. Individuella kommentarer kring projektet och exempel på situationer och problem ni har stött på. Väljer ni att göra en workshop med oss får ni gärna ta kontakt med oss så diskuterar vi hur vår workshop kan bli bättre anpassad för er situation och era behov.
När bör man undvika en workshop?
Vi gillar workshops och tycker att det är ett fantastiskt verktyg för att hantera en rad olika problem. Däremot finns det problem och tillfällen där en workshop inte är det bästa alternativet. Det finns även flera tillfällen där en workshop gör mest nytta när den kompletteras med andra metoder. Nedan går vi igenom tillfällen där vi inte rekommenderar att göra en workshop.
För det första, om det inte finns ett klart syfte eller mål med workshopen kan det vara svårt att uppnå konkreta resultat. En workshop utan en tydlig riktning kan snabbt bli ostrukturerad och ineffektiv, vilket lätt leder till frustration bland deltagarna. Det är viktigt att ha en klar förståelse för vad man vill uppnå med workshopen innan man går vidare. Om syftet inte kan definieras tydligt, kan det vara bättre att överväga andra metoder eller vänta tills man bildat tydligare mål. På detta sätt undviker man även onödiga kostnader.
Tidsbrist kan även vara en anledning att tänka om. En framgångsrik workshop kräver ofta noggrann förberedelse i förväg och en genomtänkt uppföljning efteråt. Om det inte finns tillräckligt med tid för dessa steg, kan resultatet bli bristfälligt. I vissa fall kan man kompensera för detta genom att göra en workshop med en extern part, men i vissa fall har man helt enkelt för bråttom. En brådskande tidsram kan leda till att viktiga detaljer överges, vilket i sin tur kan minska workshopens effektivitet. Vad som är viktigt att tänka på när det gäller tidsbrist är att de alternativ man oftast vänder sig till må vara snabbare men därav kan brista i kvalitet. Brist på tid är ett av de vanligaste problemen inom organisationer och det är därför viktigt att man investerar sin tid där det ger resultat.
Även om workshops kan vara extremt värdefulla i rätt sammanhang, är det viktigt att närma sig dem med eftertanke. Genom att säkerställa att det finns ett klart syfte och tillräckligt med tid för både förberedelse och uppföljning, kan man öka chansen för en framgångsrik workshop som skapar mycket värde för deltagarna.
Innan du fattar ett beslut
Innan man bestämmer sig för att genomföra en workshop är det viktigt att noggrant överväga några kritiska faktorer. Dessa faktorer kan i stor utsträckning påverka utfallet av workshopen och avgöra om det blir en framgång eller inte.
En av de första aspekterna att tänka på är de tillgängliga resurserna. Detta inkluderar både den ekonomiska aspekten och den tid som krävs för att förbereda och genomföra workshopen. Har man råd med en extern partner, eller finns det någon inom organisationen som kan leda workshopen? Fundera över om det finns tillräckligt med tid för att förbereda allt eller om det är bäst att boka med en extern partner.
Teamets mottaglighet och engagemang är en annan avgörande faktor. En workshop kan vara den mest välplanerade och genomtänkta i världen, men om deltagarna inte är engagerade eller mottagliga för processen, kommer den sannolikt inte att ge de önskade resultaten. Det är därför viktigt att känna av teamets inställning inför workshopen. En workshop strävar efter att engagera alla deltagare men är de inte alls mottagliga så blir det svårt.
Slutligen bör man beakta den aktuella arbetsbelastningen och stressnivåerna inom teamet. Om medarbetarna redan är överbelastade med arbete eller känner sig stressade, kan det vara olämpligt att lägga till ytterligare en uppgift i form av en workshop. I sådana fall kan det vara bättre att vänta tills arbetsbelastningen har minskat eller att hitta andra sätt att hantera de utmaningar som workshopen syftar till att lösa. En lösning till detta är att kombinera workshopen med en annan aktivitet som deltagarna ser fram emot.
Att genomföra en workshop är ett stort beslut som kan ha en betydande inverkan på ett team eller en organisation. Genom att noggrant överväga dessa faktorer kan man öka chansen att workshopen blir en framgång och ger de önskade resultaten. Kommunicera med ditt team och eventuellt extern partner som håller i workshopen för att komma fram till vad som passar bäst för er.
Praktiska tips för att planera din workshop
För att sammanfatta denna artikel har vi framställt några praktiska tips för att genomföra en workshop. Det kräver noggrann planering, ett tydligt syfte och rätt verktyg för att säkerställa att alla deltagare känner sig engagerade och att mötet är produktivt. Här är några praktiska tips för att hjälpa dig att planera din nästa workshop.
Identifiera behov
Det första steget är att identifiera vilka behov och utvecklingsområden ni har inom organisationen. Oavsett i vilken fas ni befinner er har ni säkerligen stött på problem av olika slag. Försök att komma på exempel och kategorisera vad detta är för typ av problem. Är det kommunikativa problem, låg produktivitet, dåligt engagemang eller förändringsmotstånd. Genom att kategorisera de behov som är viktigast för er blir det lättare att veta vad ni vill få ut av workshopen.
Fastställ syfte och mål
Efter ni har identifierat era behov bör ni kommer fram till vad ni vill få ut av workshopen. Detta bör kommuniceras till alla deltagare så att de vet varför de bör delta i en workshop. Använder ni er av en extern partner bör ni också vara tydliga med vad ni hoppas få ut av workshopen. Om ni inte kommunicerar vad ni hoppas få ut av workshopen är risken stor att resultatet inte möter era förväntningar. Detta är en risk oavsett om ni håller workshopen själv eller i samarbete med extern partner.
Rätt tillfälle
Baserat på era behov och vad ni vill få ut av workshopen borde ni nu kolla på vilken fas ni befinner er i och vad som komma skall. Fundera över om ni bör göra en workshop i ert nuvarande stadie eller om det passar bättre att genomföra en workshop i ett senare skede. Ibland kan det vara lämpligt att genomföra flera workshops, dels för att lägga en god grund och dels för att följa upp.
Engagera deltagarna
Slutligen rekommenderar vi er att försöka engagera deltagarna. Detta innebär att kommunicera syftet med workshopen och reglera deltagarnas förväntningar. Ställ gärna frågor innan workshopen och be dem att funder över exempel som ni sedan kan diskutera under workshopen. Exempelvis kan deltagarna ta med sig exempel på när kommunikationen har varit svår, så kan ni behandla de specifika situationerna. Arbetar ni med en extern partner kommer de försöka engagera deltagarna under workshopen men vi rekommenderar att ni försöker engagera dem innan workshopen också. Diskutera med er externa partner om de kan väva in konkreta exempel från er situation i workshopen.
Nu borde ni ha bättre förståelse för när det passar att göra en workshop. Om ni ska göra en workshop eller har fler funderingar innan ni är redo, kontakta gärna oss och ställ frågor. Vi ställer gärna upp och svarar på era frågor kring workshops.
Kontakta oss
